Goede algemeen bel tips kunnen je helpen om elk telefoongesprek makkelijker en prettiger te maken. Of het nu gaat om een werkgesprek, een call met een organisatie of gewoon bellen met een kennis: veel mensen voelen zich soms onzeker aan de telefoon. Het is niet gek om zenuwachtig te zijn, want je ziet de ander niet en wilt geen fouten maken. Toch kun je met een paar eenvoudige adviezen sneller duidelijk en ontspannen praten. In deze blog vind je tips waar iedereen iets aan heeft tijdens het bellen.
Voorbereiden op elk gesprek helpt echt
Goed nadenken voor het bellen geeft rust. Zet kort op papier wat je wilt zeggen of vragen. Dit kan helpen als je even niet weet wat je moet zeggen. Denk bijvoorbeeld aan het opschrijven van de naam van de persoon die je belt, het telefoonnummer en het doel van het gesprek. Probeer te bedenken welke vragen de ander misschien aan jou kan stellen, en schrijf daar alvast een antwoord bij. Voor zakelijke gesprekken helpt het om je gesprekspartner vooraf te ‘googelen’. Zo weet je met wie je spreekt en kun je beter reageren. Je hoeft niet alles uit te werken, alleen de belangrijkste punten zijn genoeg. Zo blijf je rustig en raak je minder snel in de war.
Rustig en duidelijk praten maakt bellen makkelijker
Praten aan de telefoon is anders dan een gesprek voeren als mensen elkaar aankijken. Aan de telefoon zie je geen gezichten of gebaren. Praat daarom rustig en gebruik korte zinnen. Laat de ander uitpraten, en wacht even voordat je zelf antwoord geeft. Zo weet je zeker dat je elkaar begrijpt. Het is ook goed om af en toe samen te vatten wat de ander zegt. Zeg bijvoorbeeld: ‘Dus u wilt weten hoe laat ik kom?’ of ‘Ik begrijp dat u een afspraak wilt maken’. Hierdoor toon je aandacht en dat helpt misverstanden voorkomen. Als je het even niet meer weet, vraag dan of ze iets kunnen herhalen of uitleggen. Dat is helemaal niet gek.
Omgaan met zenuwen tijdens het bellen
Veel mensen voelen spanning als ze moeten bellen. Dit gebeurt vaak bij onbekende personen of bij officiële organisaties. Je kunt deze spanning kleiner maken door rustig adem te halen voor je begint. Spreek hardop uit wat je gaat doen, bijvoorbeeld: ‘Ik ga nu bellen en vraag naar de afspraak’. Zet eventueel een glaasje water klaar. Zo heb je iets om vast te houden, wat kan helpen. Je kunt zelfs eerst oefenen met iemand die je goed kent. Vaak merk je dan dat bellen best meevalt en al snel makkelijker gaat. Na elk gesprek kun je iets opschrijven wat goed ging. Dit geeft vertrouwen bij volgende keren.
Een gesprek netjes afsluiten
Goed afsluiten hoort bij het algemeen geven van fijne bel tips. Spreek altijd uit dat het gesprek klaar is. Zeg bijvoorbeeld ‘Bedankt voor uw tijd’ of ‘Ik hoop dat u genoeg informatie heeft’. Herhaal nog even wat er is afgesproken of wat de ander van jou kan verwachten. Soms moet je iets onthouden of een afspraak maken om terug te bellen. Schrijf dat direct op, zodat je het niet vergeet. Hang pas op als alles duidelijk is voor beide personen. Dat voorkomt verwarring achteraf en zorgt ervoor dat het gesprek met een positief gevoel eindigt. Ook als het gesprek niet helemaal liep zoals je hoopte, helpt het afronden zodat iedereen weet waar hij aan toe is.
De meest gestelde vragen over bel tips
- Wat kan ik doen als ik erg zenuwachtig word van bellen?
Als je zenuwachtig wordt van bellen is het slim om het gesprek kort voor te bereiden, rustig adem te halen en desnoods eerst te oefenen met iemand die je kent. Oefenen maakt het vaak minder spannend.
- Wat zeg ik als ik niet goed heb gehoord wat de ander zei?
Als je iets niet goed hebt verstaan tijdens het bellen, kun je gewoon vragen of iemand het wil herhalen. Zeg bijvoorbeeld: ‘Kunt u dat nog eens zeggen? Ik hoorde het niet zo goed.’
- Hoe houd ik structuur in een telefoongesprek?
Structuur houd je door vooraf doelen te noteren, tijdens het gesprek steekwoorden op te schrijven en aan het einde samen te vatten wat besproken is. Zo weet je wat er allemaal aan bod moet komen.
- Wat als ik niet direct antwoord weet op een vraag?
Als je niet meteen een antwoord weet op een vraag tijdens het bellen, kun je aangeven dat je er later op terugkomt: ‘Daar kom ik graag op terug, mag ik dit even uitzoeken?’ Zo blijft het gesprek rustig.